BUKU TAMU DIGITAL (DIGITAL GUEST BOOK) SEBAGAI PENUNJANG PELAYANAN PENGGUNA DI PERPUSTAKAAN BALITTRO

RUSHENDI
Balai Penelitian Tanaman Obat dan Aromatik
Jl. Tentara Pelajar No. 3 Bogor 16111

RINGKASAN

Perpustakaan khusus Balittro menyediakan bahan perpustakaan sesuai dengan kebutuhan pemustaka di lingkungannya yang sebagian koleksinya terdiri dari tanaman obat, aromatik/minyak atsiri, rempah, TIL dan perkebunan. Tujuan dari kajian ini yaitu untuk mengetahui pemanfaatan buku tamu digital di perpustakaan Balittro sebagai penunjang kegiatan pelayanan. Sedangkan metode yang digunakan adalah metode deskriptif dimana penulis mengumpulkan data dari database buku tamu dan dianalisis berupa tabel dan grapik menggunakan software Excell. Data pengunjung perpustakaan Balittro yang memanfaatkan buku tamu selama 4 tahun terakhir, tertinggi pada tahun 2009 sebesar 812 orang terdiri dari mahasiswa dan pelajar. Subjek yang dicari pengunjung tertinggi terlihat pada tahun 2009 dengan subjek yang dicari tanaman obat sebesar 846 orang. Perilaku pengguna dalam 4 tahun terakhir yaitu tertinggi mencari literature, baca dan fotocopy sebanyak 2059 orang (514 orang/tahun).

Kata kunci : Pengguna, Perpustakaan, Digital.

PENDAHULUAN

Latar belakang

Perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi yang begitu cepat menuntut perpustakaan untuk menyediakan informasi yang dibutuhkan oleh pengguna secara cepat dan tepat. Layanan penelusuran informasi merupakan bagian terpenting dalam temu kembali informasi di perpustakaan. Temu kembali informasi merupakan suatu usaha untuk menemukan kembali informasi yang terdapat di perpustakaan yang sesuai dengan kebutuhan pengguna.
Untuk menunjang kegiatan penelusuran informasi bahan pustaka, perpustakaan memerlukan alat bantu baik secara manual maupun menggunakan komputer. Tanpa adanya alat telusur lokasi bahan pustaka, pengguna tidak mungkin menemukan kembali suatu bahan pustaka yang diinginkannya diantara sekian banyak koleksi perpustakaan.
Pada era globalisasi dewasa ini perkembangan ilmu pengetahuan serta teknologi informasi semakin pesat, sehingga banyak perusahaan atau instansi pemerintah telah dapat menerapkan layanan informasi yang diinginkan secara cepat, tepat dan mudah. Sumber daya informasi perusahaan atau instansi tidak sekedar informasi, namun juga mencakup:
• Perangkat keras komputer
• Fasilitas
• Perangkat lunak komputer
• Data
• Spesialis informasi
• Pemakai informasi
Kebutuhan para pemakai perpustakaan pada dasarnya cenderung lebih menginginkan informasi cepat dan tepat dalam mendapatkan informasi, mudah dalam mengakses, praktis dan efisien serta tidak memerlukan waktu yang lama dalam mendapatkan informasi. Sekarang ini terlah telah terjadi perubahan perilaku pemakai perpustakaan yang mencari informasi dari cara manual bergeser ke cara pencarian menggunakan komputer dan internet..Katalog online
Perpustakaan merupakan organisasi berupa lembaga atau unit kerja yang bertugas menghimpun, mengolah dan merawat bahan pustaka dan menyediakan koleksi pustaka untuk dimanfaatkan oleh pengguna perpustakaan.
Perpustakaan berkembang pesat dari waktu ke waktu menyesuaikan dengan perkembangan pola kehidupan masyarakat, kebutuhan, pengetahuan, dan teknologi informasi. Perkembangan tersebut juga membawa dampak kepada “pengelompokkan” perpustakaan berdasarkan pola-pola kehidupan, kebutuhan, pengetahuan, dan teknologi informasi tadi. Istilah-istilah perpustakaan “membengkak” menjadi sangat luas namun cenderung mempunyai sebuah spesifikasi tertentu. Dilihat dari perkembangan teknologi informasinya perpustakaan berkembang dari perpustakaan tradisional, semi-tradisional, elektronik, digital hingga perpustakaan “virtual”. Kemudian dilihat dari pola kehidupan masyarakat berkembang mulai perpustakaan desa, perpustakaan masjid, perpustakaan pribadi, perpustakaan keliling, dan sebagainya. Kemudian apabila dilihat dari perkembangan kebutuhan dan pengetahuan sekarang ini banyak bermunculan istilah perpustakaan umum, perpustakaan khusus, perpustakaan anak-anak, perpustakaan sekolah, perpustakaan akademik (perguruan tinggi), perpustakaan perusahaan, dan lain sebagainya.
Menurut UU Perpustakaan No. 43 Tahun 2007 Perpustakaan khusus adalah perpustakaan yang diperuntukkan secara terbatas bagi pemustaka di lingkungan lembaga pemerintah, lembaga masyarakat, lembaga pendidikan keagamaan, rumah ibadah, atau organisasi lain.
Perpustakaan khusus merupakan perpustakaan yang didirikan untuk mendukung visi dan misi lembaga-lembaga khusus dan berfungsi sebagai pusat informasi khusus terutama berhubungan dengan penelitian dan pengembangan. Biasanya perpustakaan ini berada di bawah badan, institusi, lembaga atau organisasi bisnis, industri, ilmiah, pemerintah, dan pendidikan misal perguruan tinggi, perusahaan, departemen, asosiasi profesi, instansi pemerintah dan lain sebagainya.
Berbeda dengan perpustakaan lainnya, perpustakaan khusus memiliki ciri khas dalam cakupan subjek koleksi, jenis koleksi, ruang lingkup pelayanan, dan pengguna potensialnya, meskipun tidak luput dari pengaruh perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi informasi, telekomunikasi serta era informasi dan globalisasi.
Perpustakaan khusus pada umumnya dibentuk dan merupakan bagian dari suatu badan pemerintah, perdagangan, perindustrian, penelitian, pendidikan atau kumpulan ilmuwan dan professional” (Wright, 1967 dalam Herlina, 1996).

Perpustakaan juga berfungsi sebagai wahana pendidikan, penelitian, pelestarian, informasi, dan rekreasi untuk meningkatkan kecerdasan dan keberdayaan bangsa. Perpustakaan khusus menyediakan bahan perpustakaan sesuai dengan kebutuhan pemustaka di lingkungannya. Salah satu perpustakaan khusus di lingkungan Badan Litbang Pertanian adalah Perpustakaan Balittro yang sebagian koleksinya terdiri dari tanaman obat, aromatik/minyak atsiri, rempah, TIL dan perkebunan.
Perpustakaan umum adalah perpustakaan yang koleksi yang dimilikinya bersifat umum, baik dalam sebaran dan cakupan bidang ilmunya maupun penggunanya. Sebaran koleksinya umum, artinya hampir seluruh bidang ilmu atau bidang studi tersedia disini. Pengguna pun sangat beragam, umum, dan tanpa membeda-bedakan status social dan tingkat pendidikannya. Perpustakaan umum didirikan bertujuan untuk melayani kebutuhan masyarakat akan informasi secara menyeluruh di suatu daerah tertentu tanpa memisah-misahkan stratifikasinya di masyarakat. Fungsi perpustakaan umum adalah fungsi informative, rekreatif, dan edukatif, disamping terdapat juga fungsi riset meskipun kurang dominan.
Dunia telah memasuki zaman modernisasi dimana setiap alat harus serba teknologi, dan mengembangkan alat pengganti buku tamu konvensional dengan buku yang komputer menggunakan program interaktif sehingga menjadikan produk yang inovatif.
Buku tamu merupakan alat bantu untuk mengetahui seberapa banyak tamu orang yang datang ke suatu tempat, instansi atau perpustakaan. Penggunaan buku tamu pada dasarnya hanya mendata pengunjung atau yang datang ke suatu tempat, instansi atau perpustakaan (Lubis, 2007).
Buku tamu digital (Digital Guestbook) adalah Aplikasi software buku tamu yang dapat berinteraksi langsung menggunakan media komputer dalam menginput data baik secara tertulis, foto atau video. Buku tamu digital merupakan inovasi terbaru dalam perkembangan dunia perpustakaan digital saat ini, dimana aplikasi ini sangat tepat digunakan dalam pelayanan perpustakaan
Di dunia perpustakaan, pengelolaan informasi menjadi garapan utama untuk kepentingan peningkatan kualitas manusia pada umumnya. Melalui metode penyebarluasan informasi (pelayanan) yang dilakukan oleh perpustakaan, diharapkan kebebasan dan akses masyarakat akan informasi menjadi lebih terbuka sehingga pengetahuan masyarakat pada umumnya juga meningkat sejalan dengan peningkatan kehidupan.
Pelayanan informasi merupakan pekerjaan membantu seseorang untuk memberikan informasi yang dibutuhkan. Pelayanan harus dapat dilakukan dengan cepat, tepat waktu, dan benar, sehingga aktivitas dan kreativitas petugas sangat diperlukan. Petugas tidak boleh menunggu perintah, melainkan harus menawarkan informasi yang dimiliki, oleh karena itu promosi sangat penting untuk menarik perhatian pengguna.

MATERI DAN METODE
Tujuan dari kajian ini yaitu untuk mengetahui pemanfaatan buku tamu digital di perpustakaan Balittro sebagai penunjang kegiatan pelayanan. Sedangkan tujuan tulisan adalah menampilkan optimalisasi buku tamu digital. Metode yang digunakan adalah metode deskriptif dimana penulis mengumpulkan data dari database buku tamu dan dianalisis berupa tabel dan grapik menggunakan software Excell.

HASIL DAN PEMBAHASAN

Otomasi Perpustakaan Balittro
Perpustakaan Balittro merupakan salah satu perpustakaan yang mulai merintis penerapan Teknologi Informasi dalam pengelolaan informasi. Penerapan otomasi di Perpustakaan Balittro bertujuan untuk meningkatkan kinerja SDM, memanfaatkan sarana dan prasarana yang tersedia, mempermudah dan mempercepat pencarían informasi, meningkatkan pelayanan yang cepat dan akurat dan mempersiapkan perpustakaan digital.
Program yang digunakan untuk kegiatan otomasi perpustakaan BALITTRO adalah WINISIS versi 1.5 dengan menggunakan 3 pangkalan data yakni :
1. Pangkalan data katalog BUKU, berisi informasi judul-judul buku, skripsi, tesis dan disertasi yang sebagian telah dilengkapi artikel fulltextnya.
2. Pangkalan data hasil penelitian TOA (IPTANTOA), berisi informasi tentang judul-judul makalah atau literature majalah, laporan penelitian, prosiding yang sebagaian besar sudah dilengkapi artikel lengkap terutama yang diterbitkan oleh Balittro.
3. Pangkalan data Jurnal Elektronik : berisi informasi lengkap (fulteks) tentang majalah luar negeri hasil download para peneliti Balittro dari jurnal elektronik Proquest dan ScienceDirect terutama yang berkaitan dengan tanaman obat, rempah dan aromatik.
4. Pangkalan data Majalah : berisi informasi judul-judul majalah yang berada di perpustakaan Balittro.

Selain pangkalan data di atas, perpustakaan Balittro memiliki penelusuran OPAC; dan aplikasi buku tamu sebagai databasenya menggunakan WINISIS 1.5 dan visual basic sebagai interfacenya.

Buku Tamu
Buku tamu Balittro ini pada awalnya dibuat secara manual dengan cara menuliskan dengan pulpen pada media buku dalam melakukan pengisian dan pencarian data pengunjung. Cara ini dirasakan masih mengalami hambatan dan selalu terjadi kesalahan dalam perhitungan jumlah pengunjung perpustakaan, sehingga kurang efektif dalam pembuatan laporan tiap bulannya. Kelemahan lain cara manual adalah :
• Keamanan dan pemeliharaan data tidak terjamin;
• Tingkat kesalahan yang lebih besar dalam proses perhitungan;
• Pembuatan laporan tidak efisien.

Berdasarkan kebutuhan di atas maka, diciptakan Aplikasi buku tamu perpustakaan Balittro berbasis komputer (Digital Guestbook) yang bertitik tolak pada perkembangan teknologi untuk mempermudah admin dalam pendataan penggunjung perpustakaan.
Buku tamu merupakan sarana untuk mengetahui seberapa banyak jumlah pengunjung yang datang ke perpustakaan, jumlah & jenis subjek yang dicari, dan digunakan untuk pelaporan tiap bulan & laporan tahunan. Selain itu, buku tamu berfungsi sebagai perkembangan pengunjung perpustakaan dalam tiap tahunnya.
Berdasarkan Gambar 1 di bawah ini terlihat bahwa jumlah pengunjung tiap tahunnya meningkat/menurun, pengunjung tertinggi terdapat pada tahun 2009 yaitu mahasiswa dan pelajar sebesar 812 orang. Hal ini sesuai dengan pendapat Wardhani (1994) dalam Desmita. (2005) bahwa tingkat pendidikan formal berhubungan dengan pemanfaatan sumber informasi. Sedangkan pelayanan perpustakaan khusus kebanyakan untuk tujuan terbatas dan tertentu, umumnya untuk mendukung penelitian atau aktivitas perusahaan (Carter dan Bonk, 1974 dalam Herlina, 1996). Namun demikian, perpustakaan khusus dituntut pula memberikan pelayanan kepada mahasiswa atau staf dari perguruan tinggi yang membutuhkan informasi yang relevan dengan kegiatan mereka.

Ket. * Data sampai bulan Agustus untuk tahun 2010

Gambar 1. Grafik karakteristik pengunjung perpustakaan 4 tahun terakhir

Tabel 1. Data Pengunjung berdasarkan subjek yang dicari
No. Subjek/Komoditas yang dicari 2007 2008 2009 2010*
1. Tanaman obat 521 492 846 360
2. Tan. Aromatik/atsiri 124 258 387 189
3. Lain-lain (TIL, perkebunan, rempah) 195 242 343 66
Jumlah 840 992 1.576 615
*Data sampai bulan Agustus 2010

Dalam Tabel 1 terlihat bahwa jumlah pengunjung perpustakaan 4 tahun terakhir, tertinggi terlihat pada tahun 2009 yaitu sebesar 1.576 orang (155,8% dari tahun 2008) dengan subjek yang dicari yaitu tanaman obat sebesar 846 orang. Menurut Tjitropranoto (1993) bahwa jenis informasi yang dibutuhkan di perpustakaan masih terbatas pada hasil penelitian dan sumber informasi lebih banyak berasal dari majalah ilmiah.
Layanan perpustakaan pada era teknologi informasi, didominasi oleh media internet. Meskipun demikian masih ada pengguna yang menyempatkan diri untuk berkunjung secara fisik ke perpustakaan. Dalam kondisi ini pustakawan perlu memiliki pengetahuan yang cukup memadai agar mampu memberikan layanan prima kepada pengguna. Dalam komunikasi dengan pengguna, pustakawan perlu mempelajari seluk beluk prilaku pengguna sebagai wujud dari seluruh aktivitas jiwa manusia itu sendiri. Agar pustakawan berhasil menganalisis prilaku pengguna, perlu dipikirkan sebelumnya: siapa pengguna dan apa yang menjadi kebutuhan mereka, serta kapan dibutuhkan? Menurut Mangkunegara (2005), perilaku pengguna adalah tindakan yang dilakukan individu, kelompok, atau organisasi terkait dengan proses pengambilan keputusan dalam mendapatkan dan menggunakan barang atau jasa yang dibutuhkan yang dapat mempengaruhi lingkungan. Dalam memberikan layanan, pustakawan harus mampu mengangkat dan melindungi harga diri pengguna tanpa terhalang oleh penampilan pengguna. Pustakawan perlu menciptakan hubungan baik dan selalu bersikap proaktif, memberikan sambutan lebih dahulu, menawarkan bantuan apa yang dapat dilakukannya, dan mampu memberikan perasaan nyaman pengguna sebelum memperoleh apa yang mereka butuhkan.

Gambar 2. Perilaku pengguna dalam pelayanan perpustakaan 4 tahun terakhir di Perpustakaan Balittro

Perilaku pengguna yang datang ke perpustakan Balittro 4 tahun terakhir tertinggi mencari literature, baca dan fotocopy sebanyak 2059 orang (514 orang/tahun), yang mencari literature dan baca 1027 orang (257 orang/tahun), sedangkan pengguna yang membaca saja 937 (235 orang/tahun) (Gambar 4).
Setiap pengguna perpustakaan mengharapkan layanan yang bermutu. Salah satunya dengan membuat Standar Operasional Prosedur (SOP). Dengan adanya SOP standarisasi pelaksanaan pekerjaan di Perpustakaan dapat dikontrol.
Standard Operating Procedure (SOP) adalah penetapan tertulis mengenai apa yang harus dilakukan, kapan, dimana, dan oleh siapa. SOP dibuat untuk menghindari terjadinya variasi dalam proses pelaksanaan kegiatan yang akan mengganggu kinerja organisasi secara keseluruhan. SOP merupakan mekanisme penggerak organisasi/lembaga agar dapat berjalan/berfungsi secara efektif dan efisien. (http://www.reform.depkeu.go.id/ prosesBisnis/sop.asp?file=sop)
SOP juga merupakan bagian dari sistem informasi manajemen suatu organisasi. Sistem informasi manajemen memuat himpunan terintegrasi yang terdiri dari komponen-komponen baik manual maupun terkomputerisasi yang bertujuan menyediakan fungsi-fungsi operasional pada manajemen. SOP adalah dokumen tertulis yang memuat prosedur kerja secara rinci, tahap demi tahap dan sistematis. SOP juga sering disebut sebagai manual SOP. Dengan adanya SOP maka jaminan mutu pekerjaan akan dapat dipertahankan.
Dalam organisasi perpustakaan, SOP diperlukan untuk meningkatkan pelayanan kepada pengguna. Pelayanan pengguna yang optimal dipercaya dapat meningkatkan kepercayaan pengguna kepada perpustakaan. Untuk melengkapi suatu prosedur kerja, SOP sering dilengkapi dengan referensi, lampiran, diagram atau alur kerja (flow chart). Berikut ini flowchart SOP pelayanan perpustakaan Perpustakaan Balittro

Tabel 2. Flowchart Standar Operasional Prosedur pelayanan perpustakaan Balittro
No Kegiatan Pelaksanaan
Pustakawan Pengguna Link Ke Perpustakaan Lain

1 Datang

2 Isi Buku Tamu

3 Penelusuran (Manual/Elektronik)

4 Cari di Rak koleksi

5 Ada, baca/photocopy (pengguna luar), Pinjam (pengguna lingkup Balittro)

6 Selesai

Gambar 5. Flowchart keterkaitan pelayanan perpustakaan dengan buku tamu
KESIMPULAN DAN SARAN

Kesimpulan

Penerapan otomasi di Perpustakaan Balittro bertujuan untuk meningkatkan kinerja SDM mempermudah dan mempercepat pencarían informasi, meningkatkan pelayanan yang cepat dan akurat, dan mempersiapkan perpustakaan digital yang didukung dengan 4 pangkalan data yaitu Buku, IPTANTRO, Proquest & SDOL, dan Majalah.
Aplikasi buku tamu perpustakaan Balittro berbasis komputer (Digital Guestbook) yang bertitik tolak pada perkembangan teknologi untuk mempermudah admin dalam pendataan penggunjung perpustakaan. Buku tamu merupakan sarana untuk mengetahui seberapa banyak jumlah pengunjung yang datang ke perpustakaan, serta cenderung digunakan untuk pelaporan tiap bulan ataupun laporan tahunan. Selain itu buku tamu berfungsi sebagai alat memonitor perkembangan pengunjung perpustakaan tiap tahunnya.
Pengunjung perpustakaan Balittro selama 4 tahun terakhir,yaitu tertinggi pada tahun 2009 sebesar 812 orang terdiri dari mahasiswa dan pelajar. Subjek yang dicari pengunjung tertinggi terlihat pada tahun 2009 dengan subjek yang dicari tanaman obat sebesar 846 orang. Perilaku pengguna pengunjung perpustakaan Balittro yaitu tertinggi mencari literature, baca dan fotocopy sebanyak 2059 orang (514 orang/tahun).

Saran

1. Perlu diadakannya sarana mesin fotocopy di Perpustakaan Balittro untuk meningkatkan PNBP dan demi keamanan koleksi;
2. Perlu adanya suatu system aplikasi sirkulasi baru guna mempermudah pelayanan peminjaman dan pengembalian buku perpustakaan.

DAFTAR BACAAN

Desmita dan Heryati S. 2005. Karakteristik individu dan persepsi peneliti terhadap sumberdaya perpustakaan dan hubungannya dengan pemanfaatan koleksi. Jurnal Perpustakaan Pertanian Vol. 14 (1) :1-9.
Herlina, E. 1996. Prinsip-prinsip seleksi bahan pustaka pada perpustakaan khusus. Jurnal Perpustakaan Pertanian Vol. V Nomor 1 Maret. Hal 42-45.
http://rentalindo.com/index.php?option=content&task=view&id=181, diakses tanggal 18-8-2010 jam 9.00 WIB
Lubis,Nasrul RA. 2007. Sistem aplikasi buku tamu Balittro sebagai pendataan pengunjung perpustakaan. Skripsi. Fikom Unpad. Jatinangor. 51 hal.
Perpusnas RI. 2008. Perpustakaan. Bab I Pasal I Undang-undang RI No. 43 Tahun 2007. 45 hal.
Tjitropranoto. P. 1993. Pemanfaatan perpustakaan oleh peneliti. Jurnal Perpustakaan Pertanian 2 (2) : 36-42.

(http://www.reform.depkeu.go.id/ prosesBisnis/sop.asp?file=sop) tanggal akses 14 September 2010 jam 9.00

Tentang Perpustakaan Balittro

Pustakawan Balai Penelitian Tanaman Obat dan Aromatik Jl. Tentara Pelajar No. 3 Bogor 16111
Pos ini dipublikasikan di KARYA KU. Tandai permalink.

3 Balasan ke BUKU TAMU DIGITAL (DIGITAL GUEST BOOK) SEBAGAI PENUNJANG PELAYANAN PENGGUNA DI PERPUSTAKAAN BALITTRO

  1. Agus Hadiarto berkata:

    Sukses selalu, teruskan akses informasi perpustakaan via blog ini.

  2. AGus@terima kasih saran n motivasinya, salam n goodluck!!!

  3. Ping balik: Kultwit Annisa (@nis_obie) | perpustakaanpelangi.manajemeninformasidokumen.com

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s